工作邮箱与隐私

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请咨询专业顾问，以核实相关法规及其适用情况。

工作邮箱是一种商务工具
其中包含海量的商务相关信息。

公司可以随心所欲地处理这封邮件：
这虽然是商务工作工具，但邮件是由员工撰写并阅读的吗？
他们能阅读这封邮件吗？能备份吗？能归档吗？

摘要：

工作邮箱具有一种矛盾的性质，
它虽是雇主所有的工具，却由员工使用。

我们必须区分两种不同类型的商务电子邮箱地址：

公司的通用邮箱完全没有问题，
公司会检查这些邮箱，阅读所有邮件，没有任何限制。

个人邮箱（例如name.surname@companyname.com、
）可能包含雇主必须保护的员工个人数据。

如果我们选择使用此类邮箱（
），作为雇主，我们需要了解应采用哪些技术标准（
），以及应使用哪些工具才能妥善处理数据。

邮箱可以比作公司配发的汽车，
它是为员工在执行公务时提供的。

例如，雇主可以核对里程数，以确认员工
没有滥用这一工作工具，将其用于个人用途。

然而，雇主不得在没有具体理由的情况下，系统性地监控员工在公司车辆内的行为。

邮箱相当于公司配发的汽车，是一种由公司所有的办公工具，
公司将其提供给员工，供其用于工作，仅用于完成工作任务。

员工发送和接收的内容，即使是在工作时间内，也如同发生在
公司车辆驾驶舱内一样，被视为私人通信。

该公司无法读取电子邮件中的内容，
在没有具体理由的情况下，无法系统性地进行此类操作。
即使有具体动机，也只能在特定条件下进行。

这里涉及三项不同的利益，必须加以平衡：

必须通过充分的书面通知告知员工，
邮箱仅可用于与雇佣关系相关的所有事宜，例如禁止将其用于个人用途。

该文件必须包含公司工具的使用说明，
包括电子邮件账户，并说明根据隐私法规：

所谓的“大规模监控”是被禁止的，
例如系统性地查阅员工邮箱的内容。

雇主控制权的限制基于以下三项基本原则：

其一是善意原则，即雇主只有在有充分理由的情况下，才可对员工的公司邮箱进行检查
例如，为保护可能因病毒而受到损害或面临风险的公司资产；
或者在怀疑员工不忠时，为进行防御性检查
其他原则包括控制措施的相称性 ，以及在研究时间和研究对象方面的限制

相关规定要求雇主必须证明
已采取充分且有效的安全措施
来保护公司数据，例如企业电子邮件归档。

雇主访问数据
如果在缺乏详细公司信息的情况下进行：

商业信函通常应保存不超过十年。
此举旨在保护公司资产，并确保公司在任何诉讼情况下能够进行自我辩护。

个人数据的存储和处理仅限于特定目的。
如果该目的在一定时间后（例如十年后）不再存在，则必须删除这些数据。

如果员工被解雇或辞职，
该邮箱（用户名.姓氏）必须在短时间内停用。

该公司可以启用自动回复功能，告知发件人该账户已被停用，
并请其联系另一个内部邮箱地址。

已离职员工的公司消息历史存档
仅在员工已被告知其消息会被存储的情况下方可保留。